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domingo, 27 de mayo de 2012

LOS COSTOS ABC


ANTECEDENTES DE LOS COSTOS ABC

El costo por actividades aparece a mediados de la década de los 80, sus promotores: Cooper Robin y Kaplan Robert, determinando que el costo de los productos debe comprender el costo de las actividades necesarias para fabricarlo y venderlo y el costo de las materias primas. ¿Porqué de los nuevos sistemas de costo en lugar de los tradicionales?. 

Desde el punto de vista del costo tradicional, estos asignan los costos indirectos utilizando generalmente como base los productos a producir, a diferencia de ABC que identifica que los costos indirectos son asignables no en los productos, si no a las actividades que se realizan para producir dichos productos. 

Por tal motivo el modelo ABC permite mayor exactitud en la asignación de los costos de las empresas y permite la visión de ellas por actividad, entendiendo por actividad según definición dada en el texto de la maestría en Administración de Empresas del MG Jaime Humberto solano (1998) "Es lo que hace una empresa, la forma en que los tiempos se consume y las salidas de los procesos, es decir transformar recursos (materiales, mano de obra, tecnología) en salidas". 

Otras ideas extraídas de otros autores la señalan a la actividad como: La Actuación o conjunto de actuaciones que se realizan en la empresa para la obtención de un bien o servicio.


PASOS PARA EL DISEÑO DE UN BUEN SISTEMA ABC 

1. Identificar las actividades. 
2. Identificar los Conceptos de costos de las actividades . 
3. Determinar los generadores de costo o cost drivers . 
4. Asignar los costos a las actividades. 
5. Asignar los costos de las actividades a los materiales y al producto. 
6. Asignación de los costos directos a los productos. 

Para poder identificar las actividades debemos primero clasificarlas y esta clasificación esta definida de la siguiente manera: 

DE ACUERDO A SU ACTUACIÓN RESPECTO AL PRODUCTO: 

· Por producto (pintar un vehículo). 
· Por lote (preparación máquinas). 
· Por línea de producto (Organizar mano de obra) . 
· Por empresa (Administración). 

DE ACUERDO A LA FRECUENCIA: 

· Repetitivas (preparar materiales). 
· No Repetitivas (Mejorar Diseño). 

DE ACUERDO A LA CAPACIDAD PARA AÑADIR VALOR AL PRODUCTO: 

· Que añaden valor al producto (acabado perfecto) 
· Que no añaden valor al producto (Rehacer un producto). 

DRIVER 

Para poder asignar un costo a un producto hay que tener en cuenta el factor, escoger este factor medible y claramente identificable que me permita asignar los costos a un centro, actividad y producto. 

¿QUÉ ES ABC? 

El ABC (siglas en inglés de "Activity Based Costing" o "Costo Basado en Actividades") se desarrolló como herramienta práctica para resolver un problema que se le presenta a la mayoría de las empresas actuales. Los sistemas de contabilidad de costos tradicionales se desarrollaron principalmente para cumplir la función de valoración de inventarios (para satisfacer las normas de "objetividad, verificabilidad y materialidad"), para incidencias externas tales como acreedores e inversionistas. Sin embargo, estos sistemas tradicionales tienen muchos defectos, especialmente cuando se les utiliza con fines de gestión interna. 

El modelo de costo ABC es un modelo que se basa en la agrupación en centros de costos que conforman una secuencia de valor de los productos y servicios de la actividad productiva de la empresa. Centra sus esfuerzos en el razonamiento de gerencial en forma adecuada las actividades que causan costos y que se relacionan a través de su consumo con el costo de los productos. Lo más importante es conocer la generación de los costos para obtener el mayor beneficio posible de ellos, minimizando todos los factores que no añadan valor.



SISTEMA DE COSTOS ABC 

El sistema ABC, asigna los costos basado en dos principios fundamentales: a) las actividades consumen recursos y, b) los productos consumen actividades. Este tratamiento permite tomar mejores decisiones ya sea en cuanto a: los procesos, las actividades y, a los productos o servicios. 

Los métodos tradicionales asignan los costos basados en la mano de obra directa, costos de materiales, ingresos u otros métodos simples, lo cual limita toma de decisiones importantes sobre aquellas actividades que generan valor al producto final. 

La diferencia que existe entre el costeo tradicional y el ABC se puede resumir en tres aspectos fundamentales: 


1. En el costeo tradicional, se supone que los objetos de costos consume los recursos pero en el ABC se supone que los objetos de costos consume actividades. 

2. El costeo tradicional utiliza la asignación de bases por volumen, mientras que el ABC utiliza los “//costs – drivers//” a niveles diferentes. 

3. El costeo tradicional está orientado según la estructura de una organización mientras que el ABC está orientado hacia los procesos.

PASOS EN LA IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE COSTOS ABC:

El sistema consta de los siguientes pasos a saber: 

1) Analisis de los procesos de valor 

Este paso inicial en la implementación del sistema de costos abc, se relaciona con el análisis de todas las actividades requeridas para producir un bien o un servicio, para lo cual se deben identificar aquellas actividades que agregan valor o no lo agregan. Se entiende que una actividad agrega valor a un producto o servicio cuando su eliminación o la disminución de su frecuencia puede afectar negativamente la satisfacción de los consumidores (no supera las expectativas de los clientes). Se concluye entonces que las actividades relacionadas con el proceso productivo agregan valor al producto, mientras las actividades intermedias tales como: almacenamiento, inspección, movimiento de materiales, limpieza y preparación de maquinaria y equipo, traslado de producto terminados, esperas, almacenamiento de producto terminado, etc; no agregan valor por tanto se debe tomar la decisión de eliminarlas o reducir su intensidad con el fin de obtener un flujo de producción mas eficiente, ahorros de tiempos y dinero que conllevan a la reducción de costos.

2) Identificacion de los centros de actividad 

Los procedimientos que se deben adelantar con el fin de identificar las actividades en cada área funcional de la empresa son: 

Entrevistas con los responsables del área 

Cuestionarios detallados que deben responder los responsables de cada área 

Reportes de las actividades desarrolladas por los responsables de una área en un lapso de tiempo 

Posteriormente se deben reagrupar las actividades por grupos o tareas más significativas para racionalizar la información de gestión. El agrupar las actividades facilita el proceso de asignar sus costos a los productos ya que en la práctica sería demasiado dispendioso tratar cada actividad como un centro separado, por tanto; el criterio a utilizar entre otros sería el de identificar las actividades que están estrechamente relacionadas entre si y conformar con ellas un centro de actividad que será consumido en forma mas o menos igual por un determinado objeto de costo.

3) Asociacion de los recursos con los centros de actividad: 

Los recursos se traducen en costos que se deben asociar con los centros de actividad, para lo cual se deben distinguir dos tipos de costos: directos e indirectos. Recuérdese que los costos directos se identifican directamente con el centro de actividad. Ej: si el almacén de producto terminado es un centro de actividad, al el deben asociarse todos aquellos costos como: salarios, prestaciones, materiales indirectos, depreciaciones, seguros, etc. Pero si los costos son indirectos a la actividad, es decir que son comunes a varias actividades; es necesario emplear un driver de recursos (inductor de costos) para ser asignados a ellas. 

4) Asignacion de los costos de actividades a los objetos de costo (selección de los drivers o inductores de costo): 

Este paso se relaciona con la asignación de los costos desde los centros de actividad a los objetos de costo. Esto se logra mediante el uso de inductores o promotores de costo (driver de actividad), este es un factor que sirve para conducir a cada objeto de costo una porción de costos de cada actividad que este consume. Para seleccionar un driver debe tenerse en cuenta lo siguiente: 

Facilidad de obtener información relacionada con el inductor 

Debe existir una muy buena relación de causalidad entre el inductor y el consumo de éste por parte de cada objeto de costo






VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL METODO ABC








El ABC COMO SISTEMA DE COSTOS

Tal como se mencionó anteriormente, este modelo permite realizar un cálculo de costos más exacto por medio de un sistema que permite asignar de una manera más precisa los costos indirectos a los productos. Una menor precisión de asignación puede llegar a sobrecostear y subcostear productos, lo que genera un subsidio de los productos subcosteados por los sobrecosteados. Mientras la mezcla de ventas de los diferentes productos continúe siendo en las proporciones presupuestadas, estos subsidios no revisten problemas en los resultados financieros; pero si esta mezcla cambia los costos totales pueden aumentar colocando en riesgo los resultados financieros de la organización sobretodo en ambientes competitivos. Veamos un ejemplo: 

Organización 1 

(Costeo con base en el modelo tradicional) 

Producto   Costo   Precio 
A               $ 5        $ 6 
B               $10      $ 12 

Organización 2 

(Costeo con base en el modelo ABC) 

Producto   Costo   Precio 
A                 $ 6      $ 7 
B                  $9      $ 11 

La organización 1 tiene un producto A subcosteado y uno B sobrecosteado. El producto A está subcosteado porque el sistema le arroja un costo de $5 cuando realmente vale $6 (ver costo ABC en la organización 2) y el producto B tiene un costo de $10 cuando reálmente cuesta $9. El resultado final es que el producto sobrecosteado B subsidia el  subcosteado A. Es decir que el producto A realmente no le da margen pues lo vende a $6 y le cuesta realmente $6 aunque para su sistema de información le cuesta sólo $5. Esto en principio no es muy grave por cuanto tiene otro producto B que le cuesta realmente $9 y lo vende en $12. 

El problema aparece cuando surge una organización 2 que tiene un sistema de costos más preciso. Esta organización no venderá el producto A a $6 pues entiende que esto no es suficiente para cubrir sus costos. Por otro lado su producto B lo puede vender más barato y ser más competitivo, pues tiene información de que su costo es menor. El resultado es que el mercado tratará de comprar producto A en la organización 1 y el producto B en la organización 2, lo que podrá llevar a la organización A a una catástrofe en sus resultados, pues cada vez venderá menos producto B que era el que dejaba el margen. 

El sistema ABC logra una mayor precisión de asignación de los costos indirectos que el modelo tradicional porque va más allá en la búsqueda de lo que usa los recursos o costos; así los asigna a los productos en la medida en que realmente los consumen. Veamos con un ejemplo la diferencia de los dos modelos: 

En una sala de cirugía se realizan dos procedimientos y se tiene la siguiente información: (la información es simple en aras de la claridad del ejemplo): 

Cirugía A Cirugía B
Total Costos Indirectos 1'000 
Total horas de mano de obra directa 40 horas 10 horas 50 

Horas de mano de obra directa por cirugía 4 horas 1 horas 

El modelo tradicional busca un conductor para los costos indirectos del centro de costos de la sala de cirugía como puede ser “horas de mano de obra directa” (HMOD). Si se divide el total de costos indirectos por las HMOD, se tiene el costo por cada hora de mano de obra directa en el centro de costos salas de cirugía: 

1'000 = $20 por cada HMOD 

50 horas 

Y luego para conocer el costo para cada cirugía sólo resta multiplicar el costo de cada hora por las horas de MOHD 



CONCLUSIONES

A. En los procedimientos de producción e ingeniería donde se requiere personal calificado de muy alto nivel, la información que se produce por si misma, no genera acciones y decisiones que conduzcan a un mejoramiento de ganancias en la actuación operacional, esto trae como consecuencia el surgimiento de nuevas técnicas o métodos en su mejora.

B. El sistema de costeo ABC es considerado más que un método de costeo, un proceso gerencial para administrar las actividades y procesos del negocio que beneficia en la elección de decisiones estratégicas y operacionales.

C. Es un sistema costoso y complejo en comparación con los sistemas tradicionales, por lo que no muchas compañías lo usan. Pero cada vez más organizaciones están adoptando un sistema basado en actividades.

D. Para apoyar mejor las decisiones de los administradores, la contabilidad va más allá de la simple determinación del costo de productos o servicios. Desarrollando sistemas nuevos como es la utilización de un sistema de costos basado en actividades para mejorar las operaciones de la organización

E. "En la competencia por la Globalización, ningún sistema produce la información adecuada, lo que puede cambiar es cómo realizar el trabajo, tiempos y movimientos de F. Taylor. Al reducir tiempos de proceso, automáticamente se reducen los costos" (Cárdenas Nápoles Raúl, 1995)

F. Actualmente el control y la reducción de costos se realiza por realiza a través del análisis de variaciones en los presupuestos.

G. El sistema de costeo ABC ha surgido porque los sistemas de costeo tradicionales no han podido distribuir todos los costos de manera adecuada. Es así como surge ABC, que asigna los costos a las actividades apoyándose en criterios llamados "drivers". Entonces ABC ayuda a relacionar los costos y las actividades que los ocasionan.

H. El objetivo del ABC es proporcionar información para la toma de decisiones; para analizar el costeo de productos, servicios y procesos así como medir costos de los recursos utilizados para poder aumentar los ingresos, productividad y eficacia en el empleo de dichos recursos.

I. Por lo tanto, el método ABC ayuda a las organizaciones obtener mejor información sobre sus procesos y actividades mejorando sus operaciones.

J. El ABC integra toda la información necesaria para llevar adelante la empresa (destruye las barreras que separan la información financiera del resto de los datos). Proporciona ventajas competitivas y mejora el rendimiento de la empresa que emplea éste método.

Hasta el día de hoy el mejor sistema de costeo, o por lo menos el más eficiente es el costeo ABC, pero eso no quiere decir que sólo deba existir un método de costeo que cubra las necesidades.

Además de contar con un buen sistema de costeo debemos contar con la mentalidad para cambiar porque si no es así sería erróneo pretender que utilizando este método todo va a salir 100% bien.


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